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Cuando nos hemos decidido a emprender o estamos en pleno proceso de relanzar nuestro negocio son frecuentes las dudas en torno a las diferentes fórmulas que tenemos para realizar una oferta o formalizar una operación. ¿Para qué sirve una factura proforma? ¿Qué es? ¿Tiene la misma validez un presupuesto que u...

¿Qué es una factura proforma?: significado, modelo y usos

2020 M11 16

Cuando nos hemos decidido a emprender o estamos en pleno proceso de relanzar nuestro negocio son frecuentes las dudas en torno a las diferentes fórmulas que tenemos para realizar una oferta o formalizar una operación. ¿Para qué sirve una factura proforma? ¿Qué es? ¿Tiene la misma validez un presupuesto que una factura proforma? ¿Cuál es la diferencia respecto a una factura normal?

En esta entrada vamos a desgranar qué es una factura proforma, en qué casos es conveniente utilizarla y su validez legal. Si estás pensando en dar el salto internacional, sigue leyendo, ya que es un documento muy útil para fijar las condiciones de compraventa tanto con clientes como con proveedores extranjeros.

Factura proforma. Significado

La factura proforma se utiliza para informar al potencial comprador de un producto o servicio de todos los detalles de la operación cuando la negociación está más o menos avanzada. Podríamos decir que se trata de un principio de acuerdo entre cliente y proveedor, sin ningún tipo de validez fiscal o contable.

Es muy común en transacciones comerciales con proveedores o clientes de otros países, puesto que, aunque no supone un compromiso por parte del comprador, ni una garantía de pago, da validez para ejecutar una serie de operaciones contiguas a la venta en sí, como, por ejemplo, tramitar una licencia de importador. En otras palabras, una vez el cliente ha dado el visto bueno a la oferta que le hayamos enviado para la ejecución de un servicio, la factura proforma es una especie de borrador de lo que será la factura ordinaria o definitiva, donde se detalla tanto el precio como las condiciones de pago.

¿Cómo hacer una factura proforma?: modelo de borrador

Al tratarse de un documento provisional, es muy frecuente que surja la duda de cómo hacer una factura proforma. Como verás es más sencillo de lo que parece. Básicamente, la estructura y contenido es idéntica a la factura ordinaria, pero siempre se debe especificar en el encabezado que se trata de una factura proforma. Entre los datos que deben aparecer en una plantilla de factura proforma están los siguientes:

  • Fecha de emisión.
  • Datos fiscales de la entidad que emite la factura.
  • Datos fiscales del comprador potencial.
  • Descripción detallada de los productos o servicios.
  • Precio unitario de los productos o servicios.
  • Precio total de la factura proforma
  • Divisa empleada en la operación.
  • Impuestos aplicables a la operación en el momento de la emisión de la factura definitiva.

Al carecer de valor legal, se recomienda no incluir ningún sello o firma identificativa y, a diferencia de la factura ordinaria, no tiene que numerarse.

A continuación, te dejamos un enlace donde podrás ver un modelo de factura proforma, pincha aquí.

 

¿Factura proforma o presupuesto?: diferencias a la hora de elegir

Entonces, ¿en qué se diferencia la factura proforma de un presupuesto? Cuando un cliente me solicita información sobre mi producto o servicio, ¿qué debo enviarle una factura proforma o un presupuesto?

El presupuesto se utiliza cuando un potencial cliente nos pide información y precio estimado de un producto, obra o servicio. En él se detallan las características técnicas y económicas de la oferta, y puede verse sometido a diversos cambios mientras no se formalice la venta. La factura proforma, en cambio, se elabora una vez el cliente ha dado el visto bueno al presupuesto, para facilitarle los datos concretos de la oferta comercial provisional e incluye tanto el precio de la operación como las condiciones de pago.

No obstante, es muy frecuente que cuando se trata de un cliente habitual con el que no es necesario llevar a cabo un proceso de negociación, en lugar de elaborar un presupuesto se le envíe directamente la factura proforma para que a nivel interno pueda elaborar la orden de compra o, simplemente, pueda comprobar que las condiciones siguen siendo las mismas que se estipularon en un primer momento.

Otro supuesto en el que es muy útil elaborar una factura proforma es cuando queremos optar a algún tipo de financiación, puesto que se puede presentar como justificante y compromiso de actividad comercial, inversión o futura inyección de liquidez.

Convertir una factura proforma en ordinaria

Es extremadamente sencillo convertir una factura proforma en ordinaria. Lo único que tienes que hacer es numerarla e incluir la firma y el sello de la empresa. Además, existen numerosos softwares de gestión que te permiten convertir automáticamente una factura proforma en ordinaria una vez has recibido el visto bueno del cliente. Te recomendamos que eches un vistazo en internet porque te ahorrarás mucho tiempo y quebraderos de cabeza.

Como has podido observar, la principal diferencia entre una factura proforma y la factura definitiva es que la primera carece de valor legal, administrativo o fiscal. De este modo, debes tener muy presente que no forma parte de la contabilidad de la empresa y, por tanto, no es aplicable aquí la deducción del IVA ingresado en la Agencia Tributaria. Sin embargo, es una herramienta muy útil para formalizar cualquier acuerdo de compraventa, sobre todo en el ámbito internacional o en transacciones que conlleven una elevada movilización de capital. Tan solo tienes que asegurarte de que contiene la información mínima para que el futuro cliente entienda las especificaciones de la operación que se va a realizar y que en el encabezado se incluye la palabra «proforma».

 

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