¿Qué diferencia hay entre factura y recibo?

Todos alguna vez hemos prestado algún servicio, hemos contratado a un particular o a una empresa para realizar una labor determinada o hemos comprado o vendido algún tipo de mercancía. Puede ser desde un trabajador autónomo o empresa que hace un encargo a un cliente hasta un ciudadano de a pie que pide a una empresa la instalación de aparatos de aire acondicionado en su casa o una reforma de la cocina.

En todos esos casos siempre ha habido papeles de por medio como justificantes de compra, recibos o facturas. Aunque en el lenguaje cotidiano esos documentos nos puedan parecer sinónimos o idénticos, hay matices lo suficientemente importantes entre ellos a la hora de presentar o solicitar cualquiera de estos papeles.

 A continuación, vamos a explicar cuáles son las particularidades de cada uno de ellos para poder hacer una clara distinción entre recibo y factura. ¡Toma nota!

¿Qué es un recibo?

 Un recibo es un documento a modo comprobante que certifica que se ha efectuado la entrega de una mercancía o se ha realizado un determinado servicio.

El recibo se emite, generalmente, después de haberse producido el pago, y su validez permite hacer reclamaciones o devoluciones si fuera preciso. Además,  sirve para justificar que la compraventa tanto del bien como del servicio se ha realizado correctamente. Más allá de eso, un recibo no tiene ningún efecto fiscal ni requiere ser contabilizado.

Entre la información básica que todo recibo debe aportar está:

• El/los servicios o productos adquiridos
• El precio de cada uno de ellos
• La suma total de la compra
• El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

Diariamente, en nuestra vida cotidiana, caen en nuestros bolsillos numerosos recibos. Algunos ejemplos los encontramos en el ticket que nos da la cajera del supermercado con todos los productos y gastos desglosados, en el papel que nos devuelven al abonar el importe de un viaje en autobús en cash, etc.

¿Qué es una factura?

Las facturas, por su parte, son documentos que requieren una mayor elaboración que la de los recibos pues, además de la labor informativa, también tienen una función fiscal y de contabilidad.

Pero, ¿qué son las facturas? Sencillo, las facturas son documentos que detallan la realización de una operación comercial en la que, por lo general, se han dado órdenes fiscales para la aplicación de determinados impuestos.

Es por ello que las facturas suelen emitirse antes de consumarse el pago. De esta forma, el cliente debe revisar la información que aparece en la factura y manifestar su conformidad con el precio cobrado por la transacción, más la justificación de aplicar determinados impuestos.

Así pues, la factura actuaría más como una solicitud de pago, mientras que un recibo haría las veces de un registro que certifica que el pago ya se ha realizado.

Para que una factura quede debidamente conformada ha de reunir la siguiente información:

• Número de Identificación Fiscal (NIF) tanto del comprador como del vendedor, además de otros datos fiscales de ambos (dirección del comprador y del vendedor, número de teléfono…)
• Número correlativo que indique el número de factura que se asocia al cliente
• Fecha de expedición de dicha factura
• Desglose de los conceptos facturados (si son varios servicios o productos comprados, se debe indicar el precio aplicado a cada uno, cuya suma, será la que actúe como base imponible de la factura)
• Tipos de IVA e IRPF que se van a aplicar en la factura
• El total a pagar, indicando qué parte corresponde a la base imponible, cuánto es la cuantía que supone la aplicación de cada impuesto y el método de pago (en efectivo, por transferencia, etcétera)

Pero, ¿quiénes hacen uso de estos documentos? ¿Cómo facturan las cooperativas y las empresas? Así, precisamente. Gracias a las facturas, estos profesionales pueden rendir cuentas a Hacienda acerca de los ingresos que perciben por su actividad.

Por ejemplo, el arreglo de un ordenador por parte de una empresa informática requeriría de este tipo de documentos.

Existen, además,  casos especiales en los que la factura se puede simplificar y no es necesario incluir todos los datos anteriormente mencionados. Es el caso de las facturas por importe inferiores a 400 euros y facturas que sean rectificaciones de otras facturas que tenían algún tipo de fallo.

Cuando el importe a cobrar se ubica entre los 400 y los 3.000 euros, también se admiten ciertas excepciones en servicios como ambulancia, hostelería o transporte de personas, entre otros. En todos estos supuestos, no es necesario incluir los datos fiscales del destinatario para que la factura posea la misma validez legal que la factura convencional.

Diferencia entre factura y recibo

Una vez expuesto qué son respectivamente un recibo y una factura, es mucho más fácil vislumbrar cuáles son las diferencias entre ambas.

En el caso del recibo, este sólo cumple una función informativa que puede ayudar, a los sumo, a poder hacer algún tipo de reclamación.

La factura, gracias a la mayor información que en ella aparece reflejada, además de cumplir las obligaciones propias del recibo, cumple funciones de carácter tributario y contable. La factura deberá contener los impuestos de forma desglosada para los diferentes bienes y/o servicios objeto de la transacción, ya que servirá como justificante ante Hacienda de las operaciones comerciales realizadas.

Por tanto, en una determinada compraventa, a la hora de decidir si nos decantamos por solicitar una factura o un recibo, el concepto fundamental que debemos cuestionarnos es si, dentro de la transacción, se imputa algún tipo de operación fiscal concreta que implique introducir en el coste total y de manera desglosada el cobro por la aplicación de un impuesto. Si no es ese el caso, con un recibo convencional tendremos más que suficiente.

Pero, ojo, si ante una operación de compraventa que requiere factura solicitamos un recibo en su lugar, esta transacción pasaría directamente a formar parte de la llamada economía sumergida.